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Vorteile
  • Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
  • Freier Erstellungsrhythmus: wöchentlich, vierzehntäglich oder monatlich
  • Sie sparen die Kosten für Räume und Personal
  • Zusätzlich Portokosten einsparen
  • Papierfreie Archivierung mit sicheren PDF-Dokumenten
  • Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
  • Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden  
Details

Voraussetzung

Für den Empfang elektronischer Kontoauszüge brauchen Sie Zugang zum Elektronischen Postfach.

Dieses muss für den Empfang elektronischer Kontoauszüge freigeschaltet sein. Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach von Ihrer Sparkasse freischalten.

Qualifizierte elektronische Signatur

Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine  nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt wurde und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.

Die Prüfung der Signatur können Sie mit dem Adobe Reader vornehmen.

Alternativ können Sie auch einen sogenannten „Signatur-Viewer“ nutzen. Die Software "Sign Live! Sparkassen-Edition" ist für unsere Kunden kostenfrei.

Aufbewahrung

Sichere Aufbewahrung

Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.  

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:

  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  • Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
  • Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren.
  • Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.

Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.

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